仕訳をメンテナンスする

伝票番号が重複や空番になっているときや、伝票番号を月ごとの連番で付番し直したいときは、メンテナンス機能を使うと仕訳を整備することができます。

手順

ナビゲーションバーの分類［メニュー］から、［ツール］→［データメンテナンス］をクリックします。

［データメンテナンス］ダイアログが表示されるので、各項目を指定して［実行］ボタンをクリックします。

指定された内容に従って仕訳がメンテナンスされます。

●［データメンテナンス］ダイアログで指定できる項目

項目

役割

［合計金額の再集計を行う］

チェックを付けると、入力済みの仕訳の金額や残高などを再集計します。

［伝票番号の再付番を行う］

チェックを付けると、［伝票番号設定］ダイアログの設定に従って伝票番号を振り直します。ただし、次の場合はこの機能は有効になりません。

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［伝票番号設定］ダイアログで［伝票番号を使用する］のチェックが外れているとき

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［伝票番号設定］ダイアログの［付番方法］が「手入力」のとき

なお、［伝票番号設定］ダイアログの［付番方法］が「自動（通年）」のときは、［次回番号］は無視され、1からの連番で振り直されます。また、「自動（月別）」のときも［次回番号］は無視され、月度ごとの［開始番号］で始まる連番で振り直されます。

［データの最適化を行う］

チェックを付けると、会計データファイル内に保持されている、以前に削除されたさまざまなデータを取り除いて、ファイルのサイズを小さくします。

削除した仕訳は目に見えなくなりますが、実際には内部で削除可能のマークを付ける処理をしているだけで、ファイル内に保持され続けます。この機能を利用することで、削除可能のマークが付いている仕訳を実際にファイルから取り除きます。

［バックアップファイルを作成する］

チェックを付けると、［変更］ボタンをクリックして指定したファイル名で、会計データファイルのバックアップを作成します。通常は、チェックを外さずにバックアップを作成することをお勧めします。